Attribuer des rendez-vous de visite depuis onOffice – sans double saisie
Vous restez dans onOffice. Le bien immobilier y est déjà créé, les prospects aussi – il manque seulement un moyen pour que les deux se fixent un rendez-vous sans que vous ayez à téléphoner puis à tout saisir en double.
La procédure prend environ cinq minutes par bien :
- Ouvrir le bien dans onOffice et cliquer sur l'onglet « Rendez-vous ». timum demande si ce bien doit devenir réservable – ce n'est qu'avec votre confirmation qu'il est créé et relié à la fiche onOffice. Rien ne se passe de lui-même en arrière-plan.
- Définir quand les visites peuvent avoir lieu – sous forme d'heures de consultation récurrentes ou de rendez-vous fixes réservables.
- Inviter les prospects avec le modèle d'e-mail onOffice « timum – Terminkoordination für Immobilien ». Le lien de réservation qu'il contient est personnalisé pour chaque destinataire.
- Terminé. À partir de là, les prospects réservent eux-mêmes. Chaque réservation apparaît dans le calendrier timum et sous forme de rendez-vous avec participant dans onOffice.
Ce qui prend fin
Le bien se trouve dans onOffice, les prospects aussi – et pourtant le rendez-vous naît encore par téléphone, sur un bout de papier et par une saisie ultérieure à deux endroits. Voici ce qui prend fin :
- La double saisie. Le rendez-vous réservé figure avec le participant dans le calendrier onOffice, sans que personne ne le retape.
- Le ping-pong des propositions de dates. Au lieu de trois propositions par prospect, vous envoyez un seul modèle à toutes les demandes.
- La question de savoir qui est responsable. Le rendez-vous est rattaché au bien et à son interlocuteur, et non à la boîte de réception de la personne qui répond en premier.
Pour que votre calendrier soit exact
La connexion à onOffice est incluse dans chaque formule. Le fait que les rendez-vous onOffice bloquent en retour vos plages réservables fait partie des formules PROFESSIONAL – tout comme la synchronisation bidirectionnelle avec Outlook, Google ou Apple (Sync calendrier). Pour une équipe aux calendriers bien remplis, c'est là que se décide le choix de la formule : sans blocage, vous affichez des horaires où vous avez depuis longtemps un autre rendez-vous.
Vous définissez une seule fois les types de rendez-vous proposés – visite, conseil, remise des clés, chacun avec sa propre durée et son temps tampon – et vous les reprenez pour tous les biens (Types de rendez-vous).
Astuce
Quand le bien est vendu ou loué
Deux questions qui reviennent régulièrement à la fin de la commercialisation :
Le bien disparaît-il de nouveau ? Oui – cela peut être automatisé via un processus onOffice : dès que le statut change, le bien est supprimé dans timum par webhook et ne figure plus dans votre portefeuille (guide dans le centre d'aide). Sans ce processus, vous faites le ménage à la main – cela fonctionne, mais cela coûte de l'attention que l'automatisme vient justement de vous faire économiser.
Où les participants sont-ils documentés ? Dans le rendez-vous onOffice, en tant que participants de la fiche. Si votre agence synchronise en plus onOffice avec Outlook, un paramètre mérite votre attention – il est décrit dans le centre d'aide sous Paramètre de synchronisation des rendez-vous : onOffice vers Outlook.
Si vous utilisez plusieurs systèmes
timum ne remplace pas votre CRM, il l'alimente. Outre onOffice, Propstack, FLOWFACT et polyEstate sont connectés (Intégration CRM) ; les biens arrivent comme ressources réservables, les rendez-vous réservés y sont renvoyés. Pour les agences comptant plusieurs sites, il vaut en outre la peine de consulter Calendrier d'équipe et coordination centralisée des rendez-vous.
Tous les détails de la connexion – ce qui est synchronisé et dans quel sens – figurent sur la page Intégration onOffice.
Prochaine étape
Ouvrez un bien dans onOffice, cliquez sur « Rendez-vous » et envoyez le modèle d'e-mail à vos demandes en cours. Essayer gratuitement – 30 jours, sans carte bancaire.