Réduire les absences lors des journées portes ouvertes et des grands événements
Votre week-end portes ouvertes attire plus d'une centaine d'inscriptions – mais trente pour cent des personnes ne se présentent pas. Des créneaux vides signifient du temps perdu pour votre équipe commerciale et des visiteurs spontanés déçus que vous avez dû refuser. Lors des grands événements, chaque absence se multiplie et devient un véritable facteur de coût.
Comment timum résout ce problème
timum envoie automatiquement des confirmations et des rappels – par e-mail et, en option, par SMS quatre heures avant le rendez-vous (PROFESSIONAL, option supplémentaire), avec l'adresse et un lien d'annulation en un clic. Toute personne qui annule libère son créneau, que vous pouvez attribuer à des personnes en liste d'attente ou à des visiteurs spontanés. Les rendez-vous en groupe avec limite de participants permettent de maîtriser l'affluence.
- Rappel par SMS peu avant le rendez-vous – l'urgence réduit sensiblement le taux d'absences.
- L'annulation en 2 clics permet aux prospects d'annuler facilement et à l'avance.
- Rendez-vous en groupe et réservation par code QR pour des visites collectives structurées.
Quel message est envoyé, et quand
| Moment | Message | Formule |
|---|---|---|
| Immédiatement après la réservation | Confirmation avec rendez-vous et point de rencontre | toutes les formules |
| 24 heures avant | Rappel par e-mail, avec adresse et annulation en 2 clics | toutes les formules |
| 4 heures avant | Rappel par SMS | PROFESSIONAL, option supplémentaire |
Le rappel par e-mail à lui seul fait passer le taux d'absences de 20–30 % à moins de 10 %. Le SMS touche en plus les personnes qui n'ouvrent plus leurs e-mails le jour de l'événement (Rappels de rendez-vous). La liste complète des messages envoyés par timum se trouve dans l'aperçu du centre d'aide ; la marche à suivre pour ajouter l'option SMS est décrite dans le guide.
Quand une centaine de personnes viennent en un après-midi
Une journée portes ouvertes n'est pas un rendez-vous isolé, mais une série avec une capacité. Dans timum, vous fixez librement le nombre maximal de participants – par rendez-vous, par série de rendez-vous ou directement sur la disponibilité, dont les nouveaux rendez-vous héritent ce paramètre (Rendez-vous en groupe).
Deux effets font la différence au quotidien : la réservation remplit un bloc horaire avant de proposer le suivant – vous ne conduisez donc pas trois visites de deux personnes, mais une seule visite de six. Et les participants ne voient pas les données des autres participants, ce qui, avec une centaine d'inscriptions, n'est pas un détail, mais la condition même pour que vous soyez autorisé à tenir la liste de cette manière (Guide).
Intégrer les visiteurs spontanés dans la même liste
Chaque lien de réservation public est également disponible sous forme de code QR, et dans les paramètres du canal, vous téléchargez un visuel de réservation prêt à l'emploi – pour l'annonce immobilière, le panneau de chantier ou le présentoir à l'entrée (Codes QR). Toute personne qui passe spontanément scanne le code et réserve elle-même le prochain bloc libre, au lieu d'être notée à la main sur un bout de papier par votre équipe. Les créneaux libérés par les annulations constituent précisément la capacité que vous proposez aux visiteurs spontanés.
Comment savoir si cela fonctionne
Sous Paramètres → Statistiques, vous trouvez les réservations, les taux de participation et d'annulation pour n'importe quelle période, filtrables par type de rendez-vous (Statistiques de rendez-vous, Guide). Cela permet de vérifier ce qui n'est sinon qu'affirmé – comparez l'événement avec et sans SMS avant de souscrire l'option de façon permanente. Un mois d'historique est inclus dans chaque formule, l'historique complet dans PROFESSIONAL.
Conseil
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