Coordonner de façon centralisée le calendrier d'équipe et les visites

Avec douze agents immobiliers et plus de cinquante visites par semaine, la coordination devient une tâche permanente. Qui est responsable de quel bien ? Où reste-t-il des créneaux libres ? Qui prend le relais lorsqu'un collègue tombe malade ? Avec des agendas individuels dispersés et des listes Excel, on perd vite la vue d'ensemble.

La solution de timum

timum réunit tous les biens et tous les rendez-vous dans un calendrier tout-en-un. Chaque bien immobilier est attribué à un interlocuteur qui reçoit les notifications de réservation. La direction de votre agence voit dans la vue d'ensemble chaque rendez-vous, tous biens et tous collaborateurs confondus – et peut réorganiser immédiatement en cas d'absence.

• Un calendrier commun pour toute l'équipe au lieu de solutions individuelles dispersées.
• Un interlocuteur par bien – les notifications arrivent à la bonne personne.
• Connexion à Outlook/Office 365 et à votre CRM, par exemple onOffice, sans double saisie.

Ce que coûtent douze collaborateurs

Rien. Les utilisateurs sont gratuits dans chaque tarif et en nombre illimité – on paie ce qui est réservable, pas qui collabore. Un ticket active un bien pendant 30 jours avec un nombre illimité de rendez-vous (Tarifs).

C'est là que timum se distingue des outils de planification qui facturent par utilisateur : vos besoins en calendriers augmentent avec les biens en commercialisation, et non avec la taille de l'équipe. Vous pouvez en outre créer autant de calendriers que vous le souhaitez par compte – un par site, équipe ou projet, avec ses propres ressources et ses propres utilisateurs (Calendriers d'équipe, créer d'autres calendriers).

Pour chaque membre, vous définissez s'il voit tous les biens du calendrier ou seulement une sélection, et qui peut modifier les paramètres et les tarifs (Gestion des collaborateurs, Utilisateurs et rôles).

Qui reçoit quel e-mail

Chaque ressource dispose d'un contact ressource. Cette personne reçoit automatiquement tous les e-mails relatifs à ce bien – sans liste de diffusion, sans règle de transfert. Ce que les clients voient comme coordonnées est en outre déterminé par le profil de contact de la personne responsable.

Si votre coordination des rendez-vous passe par un point central, réglez, sous Paramètres → Réglages des processus, les champs de contact sur "Calendrier" au lieu de "Personne de contact" : timum affiche alors dans tous les rendez-vous les coordonnées du calendrier de fournisseur, quelle que soit la personne qui suit le bien (Personnaliser les coordonnées).

Congés, maladie, permanence du week-end

Il n'existe pas de gestion des absences dans timum – et vous n'en avez pas besoin. La suppléance repose sur trois éléments qui fonctionnent de toute façon :

1. L'absence se bloque d'elle-même. Vous saisissez vos congés comme d'habitude dans Outlook, Google Calendar ou Apple Calendar ; timum retire automatiquement ces plages de l'offre (Synchronisation des calendriers).
2. La responsabilité change de mains. Vous attribuez le contact ressource du bien à la personne qui assure la suppléance pour la durée de l'absence. Le lien de réservation et le bien restent inchangés – les prospects ne remarquent rien, et les notifications sont dès lors envoyées au remplaçant.
3. Quelqu'un reste réservable. Si des collègues sont intégrés comme ressources alternatives dans un widget commun, les prospects choisissent l'horaire et timum attribue la personne disponible (Vue d'ensemble commune des rendez-vous).

Ce qui vient d'Outlook et du CRM

Vous importez biens et collaborateurs depuis onOffice, FLOWFACT ou PropStack, et les rendez-vous réservés sont renvoyés sous forme de rendez-vous (Intégration CRM, Interface avec les systèmes CRM). Dans les tarifs PROFESSIONAL, les rendez-vous du CRM bloquent eux aussi les horaires réservables (Disponibilité en temps réel) – plus timum en sait sur vos rendez-vous, plus ce qui est proposé aux prospects est fiable.

Fonctionnalités pertinentes

• Calendrier tout-en-un
• Calendriers d'équipe
• Gestion des collaborateurs
• Intégration CRM

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